Upravljanje flotom u Excelu izgleda bezazleno: tablice su poznate, licenca je “besplatna”, svi “znaju raditi” u njima. No kako flota raste, svaki redak postaje potencijalna pogreška, a svaka ispravka troši sate koje nemate. Excel je odličan kalkulator, ali loš operativni sustav. On ne zna tko je odgovoran za zadatak, ne upozorava vas na rizik u stvarnom vremenu, ne razlikuje planirani od neplaniranog troška i ne može iz surovih podataka izvući akciju.
Rezultat je poznat: kašnjenja u servisima, nepotpuni troškovi, dvostruki unosi i odluke koje kasne mjesec dana.
Najčešće pukotine pojavljuju se u tri zone.
Prvo, ručni unos: podaci iz računa, kartica goriva i servisa prepisuju se ručno, što neminovno stvara tipfelere i razlike u valutama, PDV-u i kategorijama.
Drugo, nepovezani izvori: kilometraža, potrošnja goriva, gume, štete i leasing žive u odvojenim datotekama pa ne vidite stvarni €/km.
Treće, upravljivost i revizija: tko je promijenio brojku? Kada? Zašto? Bez revizijskog traga svaka rasprava na sastanku počinje s “Vjerujemo li ovim podacima?”.
Kako izaći iz Excel zamke bez “velikog IT projekta”?
Prvi korak je centralizacija master-podataka: vozila, vozači, ugovori, serviseri i politike korištenja moraju živjeti na jednom mjestu. Drugi korak je standardizacija izvještaja: jedinstveni dashboard s KPI-jevima (stvarni trošak, potrošnja goriva, downtime, štete) umjesto deset tabova i pet pivot-tablica.
U praksi, prijelaz izgleda ovako.
Tjedan 1: definiraju se segmenti flote (dostava, prodaja, teren), uvoze se početni podaci i postavlja protokol.
Tjedan 2: planiraju se servisi prema kilometarskim i vremenskim intervalima i aktiviraju se podsjetnici, a voditelji dobivaju trenutni pregled stanja flote, utilizacije i nadolazećih zadataka.
Tjedan 3-4: U četvrtom tjednu u pravilu već vidite 5-10% pada praznog hoda i prvi pad €/km.
Što s otporom? Transparentnost i mala, ali česta povratna informacija čine razliku. Vozači reagiraju bolje kada vide svoj dashboard i znaju što im diže rizik-score. Računovodstvo diše lakše kad troškovi automatski sjedaju na prava vozila i kategorije, bez lova na papire. Uprava, pak, dobiva ono što treba: signal umjesto šuma – jasne preporuke, ne samo brojke.
DRIVIQ u toj priči djeluje kao operativni sloj: povezuje izvore, čisti podatke i pretvara ih u odluke. Nema više verzija “final_final2.xlsx”. Umjesto ručnog spajanja, imate jedinstven izvor istine, uloge i revizijski trag. I najvažnije: svaki tjedan zatvarate ciklus poboljšanja, od detekcije, preko akcije, do rezultata koji se vidi na stvarnom trošku flote.
Želite vidjeti svoj “Excel → DRIVIQ” plan na stvarnim podacima?
Javite nam se za 30-min demo i dobit ćete probni Fleet Report s jasnim brzim uštedama.
